Datenschutzerklärung für Online-Meetings

Nachfolgend möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren.

Die Behördenleitung der Stadt Ravensburg ist für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Stadt Ravensburg

Marienplatz 26
88212 Ravensburg
Telefon 0751 82-0
E-Mail: mail(at)ravensburg.de

Komm.ONE AöR
Telefonnummer: +49 711 8108-14444
E-Mail: datenschutzbeauftragte(at)komm.one

Die Daten werden auf Servern der Microsoftt Corporation gemäß der Datenschutzgrundverordnung gespeichert.

Wir verarbeiten und nutzen Ihre Daten zur Durchführung des „Online-Meetings“.

Je nach Art und Umfang der Nutzung werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

1. Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
2. Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
3. Geräte-/Hardwaredaten (z. B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
4. Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
5. Verbindungsdaten (z. B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Nehmen Sie als Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Organisator einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting können Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen es aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummschalten.

Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings sind Ihre Kamera und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.

 
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat- / Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Sofern dies für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur „öffentliche“ Chats und die direkt an die Hosts gerichteten Nachrichten. Inhalte privater Chats werden nicht protokolliert.
Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sofern eine Aufzeichnung stattfindet, werden die Teilnehmer des Online-Meetings hierüber informiert.

Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. lit. b. DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Sofern die Datenverarbeitung weder zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation und der Pflege geschäftlicher Kontakte.

Sofern Sie bei der Nutzung des Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO gegebenenfalls i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Zur Unterstützung bei der Durchführung der „Online-Meetings“ setzen wir Dienstleister ein. Wir haben dafür Sorge getragen, dass diese die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen ebenfalls einhalten.

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Eine längere Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten findet nur statt, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich dazu an den Organisator des entsprechenden Online Meetings.
Sie haben außerdem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, können Sie sich zudem bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz beschweren.